Bellen is weten
Bij Imalink op kantoor zijn we er steevast van overtuigd dat bellen dé tool bij uitstek is om mensen heel snel te bereiken. Bij ons is het de gewoonte om snel op de bal te spelen. Daarom zullen wij vlugger de telefoon nemen dan een email sturen.
Spreken niet sprokkelen
Uren, dagen, of zelfs weken kan je wachten op een antwoord op jouw email. En wanneer je uiteindelijk het antwoord mocht ontvangen, weet je nog niet alles met als gevolg dat je hiervoor weer een email moet sturen. Zo blijf je een hele tijd ping-pongen, terwijl dat meestal met 1 telefoongesprek zou kunnen gecommuniceerd zijn.
Interpretatie
Het is algemeen geweten dat we bij Imalink houden van persoonlijk contact. Dat is ook één van de redenen waarom we gemakkelijker de telefoon nemen. We willen er zeker van zijn dat onze vragen of informatie goed overkomen zodat mensen dit niet verkeerd zullen interpreteren. Dat kan je bijvoorbeeld bij een email wel hebben. Net zoals je bij een email de gevoelens en emoties van de andere kant niet kan horen, kan je dat bij een telefoongesprek wel. Wil je die emoties ook kunnen zien omdat je het over een delicate zaak zal hebben? Opteer dan voor een Teams-call (of een andere tool dat je kan gebruiken). Uit ervaring kunnen we stellen dat telefoneren ons ook meer energie en productiviteit geeft. Het connecteren en praten aan de telefoon zorgt voor een goed gevoel zodat we na het gesprek ook meteen aan de slag gaan. Want geef eerlijk toe dat je die ene email soms wel vergeet te beantwoorden?
Time does matter
Het moment waarop we bellen is ook niet onbelangrijk. Bij Imalink hebben we ondervonden dat in de namiddag en vroege avond meer mensen de telefoon opnemen. Daarom spreekt het dus voor zich dat we onze telefoon ook na de kantooruren opnemen. Een telefoon gemist kan in ons geval ook een gemiste kans zijn!
Bereid je doel voor
Vraag jezelf af wat je nu juist tijdens jouw telefoongesprek wenst te zeggen of te vragen. Schrijf het op in kernwoorden zodat je tijdens het telefoongesprek je volledig kan focussen op jouw gesprekspartner en niet op de vragen die je vergeten bent.
Ter bevestiging
Een email kan dan wel dienen ter ondersteuning van een vorig telefoongesprek. Een voorbeeld hiervan is een bevestiging van een afspraak of een kleine bijkomende vraag. In de meeste gevallen spreken we dus van een en-en-verhaal en niet van een of-verhaal.
Vergeet dus zeker niet om eens sneller naar jouw telefoon te grijpen dan naar jouw email.
Het heeft tal van voordelen en zorgt ervoor dat je zelfzeker en professioneel overkomt. Succes!
Lotte