PRIVACYBELEID

Wij, Imalink NV, gebruiken je persoonlijke gegevens om onze ICT-diensten aan te kunnen bieden. In dit privacybeleid hebben we beschreven hoe we je gegevens verzamelen, opslaan en gebruiken. We nemen onze verantwoordelijkheid om voor die gegevens te zorgen serieus en we zetten ons in om je privacy te beschermen. Je kunt zelf stappen ondernemen om te bepalen wat we met je gegevens doen; deze stappen worden uitgelegd in dit Privacybeleid.

Als we het in dit privacybeleid hebben over gegevens en persoonlijke gegevens, bedoelen we persoonlijke gegevens die je identificeren of die kunnen worden gebruikt om je te identificeren, zoals je naam en contactgegevens, informatie over jouw loopbaan (C.V.) als bediende of als freelancer, informatie over jouw hoedanigheid als dienstenafnemer (klant) of alle andere persoonsgegevens, gerechtvaardigd nodig, om aan onze dienstverlening te kunnen voldoen. Het privacybeleid kan ook informatie bevatten over de manier waarop je onze website gebruikt.

WAT JE MOET WETEN

Wie is er verantwoordelijk voor je gegevens

Imalink NV is verantwoordelijk voor je gegevens. Ons vestigingsadres is: Beervelde Dorp 46, 9080 Lochristi. We zijn als bedrijf geregistreerd in België onder het ondernemingsnummer BE471.930.932. We zijn de gegevensverantwoordelijke van de gegevens die we over je verzamelen, en als zodanig controleren we de wijze waarop je persoonsgegevens worden verzameld en de doeleinden waarvoor die persoonsgegevens worden gebruikt.

Hoe komen wij aan je gegevens?

Als kandidaat

Als klant / leverancier

Afhankelijk van hoe je gebruikmaakt van onze diensten en onze website en van je rol ten overstaan van Imalink NV, kunnen we de volgende soort informatie over je verzamelen:

Je naam en contactgegevens
(e-mailadres, telefoonnummer, adres, …)

Wanneer je kandideert voor de aanneming van een ICT-project

Wanneer je kandideert voor een openstaande betrekking in onze onderneming

Wanneer je op onze ICT-diensten beroep doet als POC van jouw bedrijf (klant)

Wanneer je diensten op producten levert aan onze onderneming

Wanneer je formulieren invult op onze website (indien voorhanden)

Informatie over jouw loopbaan (C.V.)

Wanneer je kandideert voor de aanneming van een ICT-project

Wanneer je kandideert voor een openstaande betrekking in onze onderneming

Informatie over andere personen of rechtspersonen die je aanwent als referentie mbt jouw loopbaan

Wanneer je kandideert voor de aanneming van een ICT-project

Wanneer je kandideert voor een openstaande betrekking in onze onderneming

Meer gevoelige informatie over jezelf en je gezondheid (zie onderstaande informatie over ‘Gevoelige persoonsgegevens’)

Wanneer er een contract tot stand komt en deze informatie hierbij noodzakelijk blijkt

Als je betrokken raakt bij een ongeval tijdens de uitvoering van een opdracht

De communicatie die we met je hebben
(e-mails, brieven, telefoongesprekken, berichten via een online-chatdienst, berichten die gestuurd worden via onze social-mediaplatforms, feedback)

Als je contact met ons opneemt

Als je reageert op onze verzoeken om feedback

Tijdens de uitvoering van een overeenkomst

 

Gevoelige persoonlijke gegevens

Bepaalde soorten persoonsgegevens, zoals gegevens over je ras of etnische afstamming, je lichamelijke of geestelijke gezondheid, je godsdienstige overtuiging, of vermoedelijk plegen of veroordeling van strafbare feiten, zijn bijzondere categorieën persoonsgegevens die volgens de wet extra bescherming behoeven. We proberen de omstandigheden waarin we dit soort gevoelige persoonlijke gegevens verzamelen te beperken. We verzamelen en verwerken deze gegevens enkel wanneer dat nodig is; zoals:

We mogen je persoonlijke gegevens alleen gebruiken als we daar een goede reden voor hebben. Volgens de wet mogen we je gegevens alleen gebruiken voor één of meer van de volgende redenen:

Rechtmatige belangen zijn onze zakelijke- of commerciële redenen om je gegevens te gebruiken, maar we zullen onze rechtmatige belangen desondanks niet ten onrechte boven jouw belangen plaatsen.

In de onderstaande tabel hebben we uiteengezet op welke verschillende manieren we je persoonlijke gegevens gebruiken en op welke redenen we ons baseren om deze gegevens te gebruiken. Als we ons beroepen op onze rechtmatige belangen bij het gebruik van je persoonlijke gegevens, dan zullen we je dit uitleggen.

Waarvoor we je persoonlijke gegevens gebruiken

Rechtsgronden voor het gebruik ervan

Onze rechtmatige belangen

Om je diensten te verlenen

Om met je te communiceren en informatie over onze mogelijk samenwerking te sturen

Contracten nakomen

Onze rechtmatige belangen

Onze administratie up-to-date houden, uitzoeken welke van onze diensten mogelijk interessant zijn voor jou

ICT- Diensten leveren en wat wij daarvoor in rekening brengen

Soorten kandidaten en/of klanten identificeren of bepalen voor nieuwe diensten of producten

Efficiënt zijn over hoe we onze contracten nakomen, onze diensten verlenen en onze wettelijke verplichtingen nakomen

Om met je te communiceren en de relatie met jou te beheren

Om je klantervaring te personaliseren en te verbeteren

Om je leverancierservaring te personaliseren en te verbeteren

Om inzicht te krijgen in je voorkeuren

Om je te informeren over onze evoluerende dienstverlening waarvan wij denken dat die jou zouden kunnen interesseren

Contracten nakomen

Onze rechtmatige belangen

Onze administratie up-to-date houden, uitzoeken welke van onze diensten mogelijk interessant zijn voor jou

ICT- Diensten leveren en wat wij daarvoor in rekening brengen

Soorten kandidaten en/of klanten identificeren of bepalen voor nieuwe diensten of producten

Efficiënt zijn over hoe we onze contracten nakomen, onze diensten verlenen en onze wettelijke verplichtingen nakomen

Om te voldoen aan onze verantwoordelijkheden omtrent gezondheid en veiligheid

Contracten nakomen

Onze rechtmatige belangen

Onze wettelijke verplichting

 

 

 

Efficiënt zijn over hoe we onze contracten nakomen, onze diensten verlenen en onze wettelijke verplichtingen nakomen

 

 

Wetten en voorschriften naleven die op ons van toepassing

Op klachten reageren en te proberen deze op te lossen

Contracten nakomen

Onze rechtmatige belangen

Onze wettelijke verplichting

Efficiënt zijn over hoe we onze contracten nakomen, onze diensten verlenen en onze wettelijke verplichtingen nakomen

Om ons bedrijf efficiënt en op een correcte manier te leiden

Om onze administratieve doeleinden, inclusief personeelsadministratie, boekhouding, facturering en audits te verwezenlijken

Om onze dienstverlening te verbeteren

Om te beheren hoe we met andere bedrijven samenwerken die diensten en/of goederen aan ons en onze klanten leveren

Om onze bedrijfsbelangen te beschermen

Contracten nakomen

Onze rechtmatige belangen

Onze wettelijke verplichting

Efficiënt zijn over hoe we onze contracten nakomen, onze diensten verlenen en onze wettelijke verplichtingen nakomen

Mogelijkheden identificeren om de manier waarop we onze diensten leveren aan onze klanten te kunnen verbeteren

Om ons merk, onze diensten en/of producten te ontwikkelen en te beheren

Voor het testen van nieuwe diensten en/of producten

Contracten nakomen

Onze rechtmatige belangen

Onze wettelijke verplichting

Efficiënt zijn over hoe we onze contracten nakomen, onze diensten verlenen en onze wettelijke verplichtingen nakomen

Mogelijkheden identificeren om de manier waarop we producten en diensten leveren aan onze klanten te kunnen verbeteren

Cookie-gebruik?

Cookies zijn tekstbestanden die kleine hoeveelheden informatie bevatten die op jouw computer of mobiele apparaat worden gedownload wanneer je een website bezoekt. Cookies verrichten veel verschillende taken, zo laten ze je efficiënt op pagina’s navigeren, ze onthouden je voorkeuren en goederen en diensten die je wilt kopen, en sturen je content die relevant is voor jou en je interesses.

Tijdens een bezoek aan onze website kunnen cookies op de harde schijf van je computer geplaatst worden. Dat gebeurt enkel en alleen om de site beter af te stemmen op de behoeften van de terugkerende bezoeker. Deze mini-bestandjes of cookies worden niet gebruikt om het surfgedrag van de bezoeker op andere websites na te gaan. Je internetbrowser laat toe dat je het gebruik van cookies verhindert, dat je een waarschuwing ontvangt wanneer een cookie geïnstalleerd wordt of dat je de cookies nadien van je harde schijf verwijdert. Raadpleeg hiervoor de help-functie van je internetbrowser.

Je kunt ook meer informatie over cookies vinden bij:

www.allaboutcookies.org
www.aboutcookies.org
http://www.youronlinechoices.com/nl/ 

Marketing: hoe kun je de berichten die je ontvangt beheren?

We sturen je wellicht berichten per e-mail als je hebt aangegeven dat je dergelijke e-mails graag wilt ontvangen. Onze marketingcommunicatie omvat informatie over onze nieuwe en bestaande diensten, specifieke ICT-projecten waarvan we denken dat ze je interesseren. We kunnen je ook informatie sturen met details over netwerkevenementen waarop je wordt uitgenodigd.

Onder voorbehoud van toepasselijke lokale wetten en vereisten, zullen we vanzelfsprekend niet uw toestemming vragen bij het verzenden van berichten met betrekking tot het bovenstaande, maar we zullen je altijd de mogelijkheid geven om je af te melden voor dergelijke mails.

Waar we eerder met je in gesprek zijn geweest (bijvoorbeeld wanneer je ons een sollicitatiebrief of een CV hebt bezorgd) of waar je jouw gegevens op een vacaturewebsite hebt geplaatst, gaan we ervan uit dat je ons toestemming hebt gegeven om contact met je op te nemen met details over ICT projecten waarvan wij geloven dat dit voor je van belang zal zijn. Je hebt steeds het recht om deze toestemming op elk gewenst moment in te trekken.

Houd er rekening mee dat, als je ons vertelt dat je geen marketingmails wilt ontvangen, je nog steeds e-mails voor ons kan ontvangen die nodig zijn om het mogelijke contract dat we met je hebben te kunnen uitvoeren.

Als je ons vraagt om te stoppen met het sturen van marketingmails, zullen we je persoonlijke informatie en je verzoek bewaren, zodat we ervoor kunnen zorgen dat je wordt uitgesloten van de e-mails wanneer ze worden verzonden.

Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?

Wij bewaren je gegevens slechts zolang als we ze nodig hebben. Hoe lang we gegevens nodig hebben, hangt af van waarvoor we ze gebruiken; of dat is om je diensten te verlenen, voor onze eigen rechtmatige belangen (hierboven beschreven) of om aan de wet te kunnen voldoen.

We gaan de informatie die we bewaren actief herzien en wanneer er geen verdere juridische, wettelijke of zakelijke noodzaak voor ons is om deze te bewaren, dan worden deze veilig verwijderd of in sommige gevallen geanonimiseerd.

Hoe beschermen wij jouw gegevens?

Wij beschermen je persoonlijke gegevens tegen ongeoorloofde toegang, onwettig gebruik, onopzettelijk verlies, beschadiging of vernietiging. We gebruiken technische maatregelen zoals encryptie en sterke wachtwoordbeveiliging om je gegevens en de systemen waarin ze worden bewaard te beschermen. We gebruiken ook operationele maatregelen om de gegevens te beschermen, bijvoorbeeld door het aantal mensen te beperken die toegang hebben tot de databanken waarin je gegevens worden bewaard. We blijven deze veiligheidsmaatregelen volgen en verwijzen naar de beveiligingsnormen van de branche om op de hoogte te blijven van de huidige beste werkmethoden

Als je vermoedt dat er sprake is van misbruik of verlies of ongeautoriseerde toegang tot jouw persoonlijke gegevens, laat het ons dan onmiddellijk weten door een e-mail te sturen naar DPO@imalink.be

Wanneer delen we je gegevens

Delen binnen Imalink NV

Wij delen je gegevens intern alleen met medewerkers die geautoriseerd zijn om toegang te hebben tot deze gegevens. Alle medewerkers zijn onderworpen aan geheimhouding.

Delen met onze klanten (opdrachtgevers)

Wij delen je gegevens als kandidaat met onze klanten. Bij het voorstellen van kandidaten aan onze (potentiële) klanten, gebruiken wij een “Imalink CV” dat door ons op, basis van de sollicitatiegegevens werd opgesteld, dit met het oog op de totstandkoming van een contract.

Delen met verwerkers

Wij schakelen leveranciers in die persoonsgegevens verwerken ten behoeve ons als verwerkersverantwoordelijke. Wij sluiten met al deze verwerkers van persoonsgegevens verwerkersovereenkomsten af. Wij beoordelen vooraf de beveiligingsmaatregelen en de naleving van de privacyregelgeving en zien hier periodiek op toe, evenals op de strikte naleving van de gesloten verwerkersovereenkomsten.

Delen met andere verantwoordelijke partijen

Wij werken met externe partijen samen die diensten aanbieden waarbij persoonsgegevens uitgewisseld kunnen worden. Dit zijn bijvoorbeeld partijen die trainingen verzorgen of dienstreizen boeken. Wij maken met deze partijen afspraken omtrent het zorgvuldig omgaan met je gegevens.

Wij verstrekken op verzoek van politie en justitie uitsluitend persoonsgegevens indien daartoe een wettelijke verplichting bestaat.

Geven wij je gegevens door buiten de Europese Economische Ruimte (EER)

Neen wij sturen geen gegevens door naar landen buiten EER.

Mocht dat in de toekomst wel nodig zijn omwille van één van onze rechtmatige belangen (bijvoorbeeld een klant die zich buiten de EER zou bevinden), dan zorgen we ervoor dat deze op dezelfde manier worden beschermd als wanneer ze in de EER zouden worden gebruikt. We zullen een van de volgende veiligheidsmaatregelen gebruiken om ervoor te zorgen dat ze worden beschermd:


Je rechten

Je hebt recht op inzage in kopieën van alle persoonlijke gegevens die we hebben, en om deze gegevens te wijzigen, te verbeteren of te verwijderen. Je kunt de verwerking van deze gegevens ook beperken, afwijzen of er bezwaar tegen maken.

Als je ons toestemming hebt gegeven voor het gebruik van je gegevens, bijvoorbeeld om je marketingmails te sturen, dan kun je die toestemming intrekken. Informatie over hoe je kunt stoppen met het ontvangen van marketingcommunicatie kun je hierboven lezen onder het kopje ‘Marketing: hoe kun je de berichten die je ontvangt beheren?’. Houd er rekening mee dat, zelfs als je je toestemming intrekt, we nog steeds kunnen terugvallen op de toestemming die je eerder hebt gegeven als de wettelijke basis voor de verwerking van je gegevens voordat je de toestemming hebt ingetrokken.

Je kunt bezwaar maken tegen het gebruik van je gegevens wanneer we daarbij uitgaan van onze rechtmatige belangen. De rechtmatige belangen waarop we ons beroepen, hebben we toegelicht in de bovenstaande tabel onder het kopje ‘Hoe we je persoonlijke gegevens gebruiken’.

Om bezwaar te maken of je rechten uit te oefenen, stuur je ons een e-mail gericht aan DPO@imalink.be of schrijf je naar Imalink NV, t.a.v. Gegevensbescherming, Beervelde Dorp 46, 9080 Lochristi, België.

Wanneer je contact met ons opneemt, krijg je zo spoedig mogelijk en waar mogelijk binnen een maand antwoord. Als je verzoek gecompliceerder is, kan een antwoord iets langer duren, maar we reageren binnen twee maanden na je verzoek. Aan de meeste verzoeken zijn geen kosten verbonden, maar als je ons vraagt om bijvoorbeeld een aanzienlijk deel van de gegevens te verstrekken, kunnen we je vragen redelijke administratiekosten te betalen. We zullen je ook vragen je identiteit gedegen te bewijzen voordat we informatie geven.

Indien Imalink NV besluit dit privacybeleid te wijzigen, dan worden de wijzigingen op deze pagina gepubliceerd.

Klachten

Als je klachten hebt over de verwerking van je persoonlijke gegevens door Imalink NV, kun je een e-mail sturen naar DPO@imalink.be, of je kunt schrijven naar Imalink NV, t.a.v. Gegevensbescherming, Beervelde Dorp 46, 9080 Lochristi, België.

Je hebt het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit die verantwoordelijk is voor de bescherming van persoonsgegevens in het land waar je woont of werkt, of wanneer je denkt dat er een inbreuk op de wetgeving inzake gegevensbescherming heeft plaatsgevonden.

Voor België kan je telefonisch contact opnemen met de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer via +32 (0)2 274 48 00 of via het online-contactformulier dat beschikbaar is op de website van de Commissie op: www.privacycommission.be.

 

Neem contact op met ons

Je kan schrijven naar: Imalink NV, t.a.v. Gegevensbescherming, Beervelde Dorp 46, 9080 Lochristi, België.